Software enlatado o a medida: Cual es mejor para mi empresa?
Desde hace varias décadas, dentro de las organizaciones empresariales, independientemente de su tamaño, se ha ido implementado el software como una herramienta imprescindible dentro de los procesos que desarrolla cualquier compañía. Es que sin lugar a dudas, el software aplicado al ámbito empresarial ha permitido avances indudables y significativos en el terreno de la gestión de la información, logrando de esta forma convertir a los procesos productivos y comerciales en operaciones realmente eficaces y precisas.
Hoy es impensable desde cualquier punto de vista carecer de este tipo de herramientas, ya que en definitiva sin un software adecuado es prácticamente imposible poder desarrollar una actividad comercial de una forma correcta y previsible. Tengamos en cuenta que actualmente existen desarrollos de software destinados a satisfacer las necesidades de todas la áreas de una empresa, desde lograr un control de stock permanente y real, pasando por control constante de la producción y posterior distribución de los productos, hasta incluso para mantener actualizada la cartera de clientes.
Es por todo ello que el software de gestión empresarial se ha convertido en un bien irremplazable dentro de cualquier organización, independientemente de que se trate de una gran compañía multinacional o de un microemprendimiento que recién inicia sus actividades comerciales. Claro está que no todas las empresas requerirán de los mismos recursos para gestionar su información, ya que el nivel de flujo de datos es una de las claves que definirá la complejidad y tamaño que los sistemas y las bases de datos deberán tener en cada caso. Y es aquí donde nos enfrentamos al gran dilema de elegir entre un software enlatado o un sistema confeccionado a medida, porque lo cierto es que no todas las empresas tendrán las mismas necesidades, y al mismo tiempo no todas dispondrán de la inversión que requiere una u otra alternativa. En principio, para poder evaluar la situación y tomar la decisión correcta debemos tener en cuenta que un software enlatado, también conocido como paquetes comerciales Off the Shelf, se trata como su nombre lo indica de un sistema cerrado que incluye herramientas propias que no pueden ser modificadas, como es el caso del software comercializado por Microsoft. En el otro extremo, nos encontramos con el software a medida, el cual es personalizado o configurado de acuerdo a las necesidades reales de la empresa. Por supuesto que ambos presentan una serie de beneficios y desventajas, las cuales analizaremos a continuación.
Ventajas y desventajas del software empaquetado
Para muchas empresas el software enlatado es en la actualidad una de las soluciones más ideales, principalmente porque tiende a ser relativamente más económico que las herramientas que se desarrollan en base a una determinada organización. Por otra parte, en general se trata de software sofisticado y estable, lo que hace que se convierta en una solución inmediata para cualquier tipo de negocio, siempre y cuando se trate de una organización donde la forma de trabajo se caracterice por la simplicidad, ya que en estos casos no se requieren de posteriores modificaciones sobre el sistema, lo que sin dudas encarece significativamente el costo final del software adquirido. Ahora bien, una de las desventajas más destacadas de este tipo de herramientas suele estar dada por su complejidad, ya que en general el software enlatado incluye herramientas, funciones y áreas que jamás serán utilizadas, sobre todo cuando se trata de pequeñas y medianas empresas, entre las que se estima que sólo se utiliza el 10% de las funcionalidades que suele brindar una solución de software enlatado. Otro de los grandes inconvenientes que debe enfrentar una compañía al incorporar software enlatado reside en el hecho que por lo general este tipo de herramientas suele ser complicada para los usuarios comunes, lo que indefectiblemente requerirá de un largo y arduo período de formación y capacitación en torno al sistema, para que finalmente los empleados de la compañía puedan llegar a comprender y utilizar correctamente el software. Por otra parte, este tipo de solución hace que las empresas deban modificar la estructura de trabajo que lleva a cabo actualmente, con el fin de lograr adaptarse a la forma en que el software ha sido diseñado, lo que evidentemente puede llegar a generar grandes inconvenientes organizacionales. Asimismo, como mencionamos anteriormente, al no permitir su modificación, salvo en algunos casos en los que se puede adquirir la costosa licencia que permite este tipo de cambios, probablemente nos enfrentaremos a operaciones que requerirán de soluciones que no pueden obtenerse con un software enlatado, sobre todo cuando se trata de una empresa que registra un importante crecimiento anual. Por último, otro de los aspectos a tener en cuenta se centra en la ventaja competitiva, un factor que en la actualidad es fundamental para todas las organizaciones comerciales. En este sentido, si nuestra compañía dispone del mismo software que el que utiliza nuestro competidor, es indudable que será muy difícil obtener una ventaja competitiva a partir de su uso.
Empresas que debe optar por el software enlatado
Como mencionamos, aquellas empresas que suelen llevar a cabo una forma de trabajo simple pueden optar por la utilización de este tipo de soluciones, ya que en definitiva su requerimiento es mínimo, por lo cual no necesitan de personalización de sus sistemas de información. Aunque es importante destacar que existen productos enlatados orientados a “mercados verticales” porque las exigencias son mayores y el volumen de mercado lo justifica; estos son ideales para las empresas de dicho sector porque responden a todas las necesidades del negocio y claramente lo podemos observar en el sector de “distribución” donde encontramos “software enlatados para gestión de distribución” y “soluciones móviles para fuerza de ventas”, hoy en día herramientas imprescindibles para el desarrollo de las operaciones diarias. Obtener los mismos beneficios desarrollando soluciones a medida para estas dos cuestiones neurálgicas para las empresas de distribución es muy difícil y resultaría muy costoso (en tiempo y dinero) de hacer y mantener.
Otro de los casos en que puede ser de gran utilidad el software enlatado son aquellas organizaciones que no poseen la necesidad de diferenciarse de otras empresas en función de su sistema, producto o servicio. Lo mismo sucede con aquellas compañías que no poseen requisitos empresariales especiales, y puede obtener respuesta a todas sus necesidades a través de las funciones comunes que brinda este tipo de herramienta.
Ventajas y desventajas del software a medida
Como bien hemos mencionado, el software a medida es básicamente una solución que ha sido diseñada de forma específica para las necesidades específicas de una empresa, por lo que se desarrolla en base a la manera que la organización desea llevar adelante sus operaciones, debido a que como su nombre lo indica son herramientas que pueden ser perfectamente adaptadas para los requerimientos exactos que posee una organización. Los principales inconvenientes que puede llegar a presentar un software a medida suelen estar relacionados a la seguridad. En este aspecto, cuando no disponemos del código fuente de la herramienta podemos quedar peligrosamente expuestos, y al mismo tiempo volver a nuestra empresa dependiente de los desarrolladores.Claro que esto puede ser evitado, contratando a un desarrollador que nos proporcione el código fuente del software. Y aquí debemos tener en cuenta otro aspecto, que reside en el hecho de contratar los servicios de un profesional, ya que lo cierto es que si el software no está desarrollado por personas idóneas en el tema, puede volverse inestable y poco confiable. Cabe destacar que una de las principales razones que en muchas ocasiones suele ser el motivo por el cual gran cantidad de empresas se rehúsan a utilizar este tipo de solución reside en que en general, la inversión necesaria para la adquisición de un software a medida suele ser mayor a la que se requiere para un software enlatado. Claro está, que los beneficios que otorga también pueden ser importantes según el caso, por lo que vale la pena evaluar la utilización de este tipo de herramientas.
Entre las grandes ventajas que reporta un software a medida, se destaca que se trata de una solución que se ajusta a las necesidades específicas de cada empresa, lo que indudablemente proporciona mejoras en el rendimiento. Asimismo, se trata de un sistema realmente flexible, ya que permite ser modificado a lo largo del tiempo, de acuerdo a los cambios que se vayan produciendo en relación a las necesidades y prácticas comerciales de la empresa. Esto a su vez hace posible incorporar los procesos de negocio que son específicos para nuestra organización, y que es muy posible que un software enlatado no nos ofrezca. Además el software a medida permite la personalización de las interfaces gráficas, adecuando los sistemas nuevos a los que actualmente utiliza la empresa, haciendo de esta forma que el proceso de aprendizaje no requiera de una profunda capacitación del personal. Al mismo tiempo este tipo de herramientas puede funcionar de manera integrada con otro software, lo que permite lograr disponer de un sistema plenamente articulado para la infraestructura de TI. Por otro lado, el contacto directo con los desarrolladores nos permite acceder a un mayor apoyo personalizado, al mismo tiempo que el hecho de disponer de un software a medida significa ganar terreno sobre nuestros competidores directos,ya que nos posibilita alcanzar una ventaja comercial significativa.
Empresas que deben optar por el software a medida
En general lo requieren grandes empresas y para cuestiones que no resuelve el software ERP (que también en esos casos son enlatados y de muy alto costo), entonces se recurre a desarrollos especiales a medida que pueden integrarse o no al sistema ERP y que solucionan esas cuestiones muy especiales del negocio.
También es una excelente opción para aquellas compañías que buscan promover las ventas y las ganancias de forma progresiva, a través del aprovechamiento del potencial que ofrecen los sistemas de información especializados, ya que este tipo de solución nos permite obtener ventajas competitivas que el software enlatado no suele proporcionar.
Aquellas empresas que se caracterizan por llevar a cabo cambios frecuentes, y que no se limitan a una serie de normas únicas, pueden obtener grandes ventajas del software a medida, ya que se trata de una solución ampliable y personalizable, que puede ir modificándose a medida que cambia el modo de trabajo de la organización, ya sea por su crecimiento o bien por la variedad de sus productos y servicios.
Por último, es importante mencionar que aquellas empresas que poseen una actividad profundamente especializada deben optar por este tipo de solución, ya que es la única alternativa que les brinda respuestas específicas a las necesidades concretas de su operatoria.
A modo de conclusión
Sin lugar a dudas, cada empresa es un mundo, y es por ello que una solución adecuada para una organización puede ser el camino equivocado para otra compañía. En este sentido, si bien el software a medida puede llegar a proporcionarnos una gran cantidad de ventajas para nuestro negocio, tanto en lo que se refiere a beneficios comerciales reales como a lograr una ventaja competitiva significativa sobre nuestro competidor, lo cierto es que la inversión para este tipo de solución suele ser más costosa en comparación con el software enlatado. En definitiva, todo dependerá de nuestras necesidades, nuestra forma de trabajo y por supuesto de la visión a futuro que tengamos para nuestra empresa. Es en base a ello que debemos llevar a cabo este difícil elección. Luego llegará el momento de enfrentarnos al desafío que plantea la implementación del sistema.
